XRechnung ZUGFeRD

Die Herausforderung ist klar:

Bund, Länder und Gemeinden werden in naher Zukunft nur noch Rechnungen in elektronischer Form annehmen. Das bedeutet: Jeder Betrieb (unabhängig von der Größe) muss in der Lage sein, Rechnungen in dem geforderten Format zu erzeugen. Eine bloße Bilddatei oder ein einfaches PDF-Dokument reicht nicht aus!

Welches Format ist gefordert?

Für Rechnungen, die an die öffentliche Verwaltung übermittelt werden, ist der Standard „XRechnung“ in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Die Rechnungen müssen den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55 (europäischen Norm EN16931) entsprechen. Werden die Formatvorgaben nicht eingehalten, wird die Rechnung abgelehnt.

Wie kann in ESTRICH5 eine XRechnung geschrieben werden?

Ganz einfach: Die Rechnung wird wie gewohnt erzeugt. Der Anwender setzt beim Drucken der Rechnung einfach ein Häkchen bei dem Befehl:

ESTRICH5 erzeugt eine Datei in dem geforderten XML-Format, das die rechnungsrelevanten Daten enthält. Da diese XRechnung für die maschinelle Verarbeitung genutzt wird, ist sie für den Menschen nicht direkt lesbar. Um sich die Rechnung anzusehen und zu kontrollieren, braucht es also noch das Rechnungsabbild! Nun kommt das Rechnungsformat „ZUGFeRD“ ins Spiel:

Die ZUGFeRD-Rechnung (ZUGFeRD 2.0-Profil EN16931):

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und bezeichnet ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist für Mensch und Maschine lesbar und vereint beides: Sie besteht aus dem Rechnungsabbild (PDF), das vom Menschen gelesen werden kann und aus dem maschinenlesbaren Teil (XML).

Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus?

Sobald Sie das PDF-Dokument öffnen erkennen Sie, dass in das PDF eine XML-Datei eingebunden ist:

Warum gibt es in ESTRICH5 beides?
Ihre Vorteile:

Sie können Rechnungen an die öffentliche Verwaltung weiter geben, denn diese fordert i.d.R. die XRechnung – nimmt also keine ZUGFeRD-Rechnung entgegen.
Mit der ZUGFeRD Rechnung erhalten Sie eine sogenannte hybride Rechnung, die aus einem PDF und einer XML-Datei gleichzeitig besteht – sie ist also maschinell auslesbar und auch für das menschliche Auge lesbar.
Die ZUGFeRD-Rechnung ist flexibel einsetzbar: Da sie für den Menschen lesbar ist, kann sie auch für den Austausch von Unternehmen zu Unternehmen und für private Auftraggeber genutzt werden.
ZUGFeRD erlaubt den Austausch von Rechnungen ohne vorherige Absprache über Formatdetails. So kann mit Hilfe des Standards der gesamte Inhalt der Rechnung in ein EDV System übertragen werden oder sie wird wie eine herkömmliche Rechnung behandelt.
Archivierbarkeit: Das PDF/A-Format garantiert die langfristige Lesbarkeit von Dokumenten und entspricht somit den GOBD-Forderungen.
Viele Steuerberater unterstützen bereits ZUGFeRD- Rechnungen. Buchungsvorgänge können dadurch optimiert werden.
Zudem erhalten Sie das Profil ZUGFeRD extended, das mehr Möglichkeiten bietet, Daten strukturiert abzubilden.