Das Modul Schriftverkehr besteht aus 3 Teilen:

1. Standardbriefe
2. Bankbürgschaft
3. Dateien und Notizen

1. Schriftverkehr:

In ESTRICH5 stehen Ihnen eine Vielzahl von Standardbriefen nach VOB zur Verfügung. Der gesamte Schriftverkehr kann über ESTRICH5 erfolgen -es ist also kein Wechsel mehr in andere Textverarbeitungsprogramme mehr erforderlich. Alle wichtigen Projektdaten des Bauvorhabens können in den Standardbrief übernommen werden. Eine zweite Erfassung der Projektnummer, Auftraggeber-, Architekt-, Bauvorhabenadresse entfällt. Nachfolgend ein kurzer Auszug über die verfügbaren Standardbriefe:

  • Anmeldung von Bedenken nach VOB § 4.3
  • Mahnung und Kündigungsandrohung wg. Zahlungsverzug
  • Abschlagszahlung
  • Mitteilung über Baubeginn
  • Angebotsabgabe
  • Prüfung Schlußrechnung
  • Vorläufige Abrechnung wegen voraussichtlich längerer Bauzeitunterbrechung
  • Behinderungsanzeige gemäß § 6 Nr. 1 VOB/B
  • Bereitstellungspflichten gemäß § 4 Nr. 4 VOB/B
  • Ablösung des Gewährleistungseinbehalts
  • Mitteilung über die Leistungsfertigstellung nach §12 VOB/B Nr. 5
  • Ablehnung von Nachbesserungsanforderungen
  • Ankündigung des Anspruchs auf besondere Vergütung für Zusatzleistungen § 2 Nr. 6 (1) Satz 2 VOB
  • Sicherungsverlangen aufgrund Vermögensverschlechterung gem. § 321 BGB
  • Anzeige von Stundenlohnarbeiten gem. § 15.3 S.2 VOB/B
  • und viele andere

     Weitere Funktionen:

  • Übersichtliches Nachschlagen und Einfügen der Standardtexte.
  • Platzhalter zum Einfügen von variablen Texten ( z.B. Behinderungsgrund)
  • Aus verschiedenen Bereichen (z.B. Angebotserstellung) kann ein vordefinierter Standardbrief per Mausklick erzeugt werden.
  • Seriendruckfunktion
  • Freitextgenerierung

2. Bankbürgschaft:
Unabhängig davon, ob es sich um ausgestellte Bankbürgschaften oder um Sicherheitseinbehalte handelt – hier geht es immer um Ihr Geld! Werden die Rückforderungsfristen nicht eingehalten, geht gutes Geld verloren. Im Modul Bankbürgschaft / Sicherheitseinbehalt werden Sie durch die Farbe Rot darauf hingewiesen, dass die Gewährleistungsfrist endet, der Sicherheitseinbehalt eingefordert werden muss oder die unbefristete Bankbürgschaft ausläuft. Mit dem Modul können Sie Ihre Sicherheitseinbehalte und Bankbürgschaften verwalten und überwachen, sowie den kompletten Schriftverkehr – einfach per Mausklick - abwickeln.
 

Nachfolgend die Funktionen im Überblick:

  • Bürgschafts- und Sicherheitseinbehalterfassung mit allen Vertragsdaten
  • Beliebige Bürgschaftsarten (Gewährleistungs-, Ausführungs-, Vertragserfüllungsbürgschaften) können verwaltet und überwacht werden.
  • Übersicht über alle laufenden Sicherheitseinbehalte und alle Bankbürgschaften mit Angabe der Laufzeit, Fälligkeit, Höhe und bereits erfolgenden Aktionen: z.B. Sicherheitseinbehalt am .. angefordert.
     
  • Komfortable Führung des Schriftverkehrs in jeder Phase; mitgelieferte Vorlagen für:

  • Antragsbegleitschreiben,

  • Begleitschreiben an den Bürgschaftsnehmer,

  • Rückforderungsschreiben der Bankbürgschaft,

  • Rückforderungsschreiben des Sicherheitseinbehaltes,

  • verschiedene Mahnschreiben
  • terminliche Verfolgung von Bürgschaften und Sicherheitseinbehalten
  • Überwachung der Bürgschaftsrahmen
  • Verschiedene Ausdrucksarten stehen zur Verfügung, z.B.: Welche Sicherheitseinbehalte oder Bankbürgschaften werden in dieser Woche, diesem Monat oder Quartal fällig?
  • Die Vertragsdaten (z.B. Höhe des Sicherheitseinbehalts, Rechnungsdatum etc.) werden nur einmal erfasst und können automatisch in den Brief eingefügt werden.

3. Dateien und Notizen:

Dateien:
Diese Funktion ermöglicht es, Dateien projektbezogen zu speichern. Durch Mausklick kann ein Ordner im Explorer angelegt werden - dort werden die Dokumente zu dem Projekt hinterlegt. Zum Beispiel: Briefe, Faxe, Bilder, Emails - alles was zu dem Projekt gehört, kann in dem Projektordner gespeichert werden. Durch Mausklick auf den Schalter <DATEIABLAGE> gelangen Sie direkt in den Ordner. Vorteil: Sie finden in sekundenschnelle die Unterlagen zu einem Bauvorhaben.

Notizen:
- Die Notizen werden tabellarisch hinterlegt.
- Es können mehrere Notizen hinterlegt werden.
- Pro Notiz steht eine Seite zur Verfügung.
- Es steht eine Nachschlagetabelle zur Verfügung, die ergänzt und erweitert werden kann -mit komfortabler Punkt-Punkt-Funktion (=Platzhalter)
- Die Druckfunktion unterstützt einen projektbezogenen Ausdruck (Angabe der Projektnummer, Auftraggeber, Bauvorhaben) und einen neutralen Ausdruck.
- Die Überschrift auf dem Ausdruck kann verändert werden z.B: für Rapport, Anlage, wichtige Hinweise.
- Im Programmpool wird angezeigt, ob Dateien oder Notizen vorhanden sind. Wenn ja, wird Anzahl angezeigt.